Банк для предпринимателей

Сеть магазинов Дом-телеком перешла от командировочного хаоса в сервис Smartway и оптимзировала командировочный бюджет.

Крупная сеть магазинов с сотнями командировок в месяц

Dom-Telecom — быстрорастущая сеть онлайн-магазинов техники и электроники.

За последние 2 года штат сотрудников только головного офиса вырос с 30 до 175 человек.За 2 года штат вырос до 175 человек, которые ежемесячно летают по работе минимум 50 раз в месяц. Естественно, с таким быстрым ростом никакой системы контроля рабочих поездок не появилось.

Сеть магазинов сконцентрирована в 10 регионах, поэтому менеджеры компании много работаютс регионами, часто летают в командировки. Обычная неделя здесь — это 30-40 командировок.

До перехода на Smartway у нас был полный хаос в выборе, согласовании, оплатах и учёте командировок

Даже с таким быстрым ростом штата мы до последнего думали, что справимся с контролем командировок, что достаточно «на коленке» построить фреймворк организации и учёта поездоки всё будет работать чётко.
Половина поездок у нас оплачивалась сотрудниками за наличку, а потом эти суммы прибавлялиськ зарплате, вдобавок деньги тратились еще и на лишние налоги и взносы.
Для учёта всех поездок и их оплат один менеджер собирал все квитанции и билеты сотрудниковв единую таблицу, прикреплял к ней же все чеки, далее из этой таблицы бухгалтер формировал отчётность. На эту операцию у двоих сотрудников уходило около полутора недель работы.

Основные проблемы до перехода в Smartway

Слишком много ручной работы

Каждый сотрудник сам тратил времяна поиск и подбор билетов и размещения в разных агрегаторах. Каждый сотрудник сам тратил времяна поиск и

Невозможность анализа

Затраты на командировки никак не прогнозировали. В отдельные месяцы теряли много денег на дорогих билетах

Невозможность вычета НДС

По оплатам билетов и отелей за наличные деньги сотрудников невозможно вычесть НДС

Сложный учёт бухгалтерии

На основе билетов и квитанций приходилось вручную заполнятьвсе закрывающие документы

Чтобы обслуживать весь этот бардак с оплатами и контролем командировок, отдельный менеджер и бухгалтер тратили по полмесяца на сбор платёжек и подбивку счетов. Так за год от нас убежало 5 бухгалтеров. Очевидно, нужно было решение.

Как мы подключали Smartway

После изучения тестового доступа мы заключили договор и получили полный доступ к сервису.
Первым делом наш менеджер созвонился с сотрудником поддержки Smartway буквально за час получил полный обзор функций и список задач по внедрению.
1. Занесение данных о сотрудниках в систему — оказалось самым трудозатратным на этапе внедрения сервиса. Нужно было вручную перенести все данные в Smartway.
2. Настройка доступов для разных сотрудников — сделали так, чтобы топ-менеджеры могли планировать и оплачивать поездки сами, а сотрудники более низкого звена могут делать это только через вышестоящего менеджера.
3. Настойка тревел-политик — создали наборы правил организации командировок для разных категорий сотрудников. Правила ограничивают стоимость и сроки командировок, возможность командировок в выходные дни, отмены поездок. Например, члены совета директоров могут летать бизнес-классом, а линейные менеджеры толко в эконом-классе. Теперь нам не нужно следить, не превысили ли сотрудники бюджет поездки— это автоматически делает Smartway.

4. Связали 1С-бухгалтерию со Smartway — теперь на основе оплаченных билетов и отелей в 1С автоматически формируются закрывающие документы — счета-фактуры, реестры билетов, книги покупок. Раньше бухгалтер тратил на сбор этой информации полмесяца. Сейчас ему даже не обязательно заходить в Smartway, достаточно заглянуть в 1С.

Как выглядит управление командировками после переходана Smartway

Сегодня на органзиацию любой командировки для одного или нескольких сотрудников у нас уходит не больше 20 минут. Smartway сильно упростил весь процесс организации поездки — от выбора времени и согласования билетов до получения закрывающих документов по поездке.