Главная / Пять лайфхаков выгодной командировки

Пять лайфхаков выгодной командировки

Россия входит в топ-15 стран мира, которые тратят на командировки больше всего. Причем если в 2016 году расходы компаний составляли 16,1 миллиарда долларов, то, по подсчетам Global Business Travel Association, к 2021-му сумма вырастет уже до 23,5 миллиарда. Россияне стали больше путешествовать по работе, и это обходится компаниям все дороже. Мы подготовили несколько лайфхаков, которые помогут сократить затраты на командировки и сделать поездки комфортными.

Поработайте над логистикой: чем короче командировка, тем дешевле

Часто в России рабочие поездки организуются так: сегодня сотрудник прилетел, завтра — поприсутствовал на рабочем мероприятии, послезавтра — улетел домой. Итого ради одного мероприятия командировка растянулась три дня. Хотя при грамотном планировании все можно было уместить в одни сутки.
Просчитывать тайминг деловой поездки важно потому, что при коротких командировках компания может сэкономить на суточных. Время, потраченное на пересадки, равно как и любые другие вынужденные остановки в пути, работодатель по закону обязан компенсировать сотруднику за каждый день деловой поездки. А командировки по выходным и праздникам вообще должны оплачиваться по двойной ставке.

Учитывайте альтернативные варианты передвижения

Подсчитайте затраты на аутсорс и откажитесь от невыгодных вариантов

Некоторые компании, особенно крупные, поручают организацию командировок агентствам бизнес-туризма. Считается, что это сильно экономит время компании, но в реальности так происходит не всегда.
Во-первых, многие агентства до сих пор работают по устаревшей схеме: подбор вариантов осуществляется через переписку с агентом. Клиенту приходится писать большое письмо с подробными критериями того, что требуется купить. В зависимости от сложности запроса агенту нужно от нескольких часов до нескольких дней, чтобы найти подходящие опции и вернуться с предложением. При этом клиенту предлагают лишь пару вариантов, доступа к общей картине (как в случае с поиском в онлайн-сервисе) он не получает. Нередки ситуации, когда нужных опций в портфеле агентства нет, потому что круг его поставщиков ограничен.
Во-вторых, агентства делового туризма берут фиксированную комиссию за каждую операцию: даже если билет стоил 3000 рублей, заказчик должен будет заплатить в среднем от 300 до 900 рублей просто за то, что купил его не сам, а через агентство. Такие переплаты могут сильно ударить по travel-бюджету компании.

Заказывайте все услуги в одной компании — это всегда удобнее и часто дешевле

Речь об онлайн-сервисах, которые работают по принципу «все включено»: отели и билеты для деловых поездок можно купить в одной системе. При подключении к ней у сотрудников появляются собственные кабинеты, в которых видна история их передвижений и аналитика по тратам — для бухгалтерии это очень удобно. Не нужно идти на сайт ж/д и авиаперевозчика, затем отдельно — на букинг: подрядчики и поставщики услуг связаны с агрегатором напрямую. По этой же причине у таких компаний всегда больше предложений и опций, чем у офлайновых агентств делового туризма. Таким онлайн-сервисом является Smartway.

Проанализируйте прошлые командировки и сделайте выводы

Самый простой вариант: сравнить отчетность нескольких сотрудников, которые путешествовали по одному и тому же маршруту, и посмотреть, кто потратил больше и на что. Траты могут быть оправданные, а могут быть результатом невнимательности. Например, сотрудник, который сам покупал себе билет, мог выбрать рейс с прилетом в 0:10. Это значит, что его командировка растянется на один дополнительный день и за этот день ему положены суточные. По этой же причине стоит тщательно проверять все документы, которые сотрудник сдает в бухгалтерию после возвращения.
Вести аналитику вручную неудобно, опять же — гораздо эффективнее работать в электронной системе. Тогда статистику не придется регулярно запрашивать (как в случае сотрудничества с офлайн-агентствами) — вся она будет доступна онлайн.

Похожие статьи

Лучшие отели России для деловых поездок

Россия входит в топ-15 стран мира, которые тратят на деловые поездки больше всего. Причем, если в...